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FAQ sur l'audit de secrétariat

1. Qu'est-ce qu'un audit de secrétariat? L'audit de secrétariat est un audit destiné à vérifier le respect de diverses législations, notamment la loi sur les sociétés et d'autres lois sur les sociétés et réglementations économiques applicables à la société. Le secrétaire vérifie s'il existe des systèmes et processus adéquats au sein de l'entreprise, adaptés à sa taille et à son fonctionnement, pour surveiller et garantir le respect des lois, règles, réglementations et directives en vigueur. L'audit de secrétariat aide à détecter les cas de non-conformité et facilite la prise de mesures correctives. Il vérifie le respect des bonnes pratiques d'entreprise par l'entreprise. Il s’agit donc d’une assurance indépendante et objective destinée à ajouter de la valeur et à améliorer les activités de la société. Il aide à atteindre les objectifs de l'organisation en apportant une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. L’audit de secrétariat procure donc un confort nécessaire à la direction, aux régulateurs et aux parties prenantes en ce qui concerne le respect de la loi, la bonne gouvernance et l’existence de systèmes et de processus appropriés.

2. Quels sont les avantages de l'audit de secrétariat? L’audit de secrétariat peut être une arme efficace à plusieurs volets pour assurer la réglementation, générer la confiance entre les actionnaires, les créanciers et les autres parties prenantes dans les entreprises, assurer les FII / IF / SFC / SIDC / banques et instiller l’autorégulation et la discipline professionnelle dans les entreprises. C'est un outil d'atténuation des risques qui permettra aux entreprises de résoudre efficacement les problèmes de risques liés à la conformité. Cela aide les entreprises à construire leur image de marque. L'audit de secrétariat facilite le contrôle du respect des exigences de la loi par le biais d'un programme officiel de gestion de l'observation qui peut produire des résultats positifs pour les parties prenantes d'une entreprise: (a) Les promoteurs L'audit de secrétariat assure les promoteurs d'une entreprise que ceux-ci sont dirigés par sa direction. en conformité avec les exigences de la loi et la participation des propriétaires n'est pas exposée à un risque non intentionnel. (b) L'audit de secrétariat des administrateurs non exécutifs / indépendants rassure les administrateurs non exécutifs / indépendants sur le fait que des mécanismes et des processus appropriés sont en place pour garantir le respect des lois applicables à la société, atténuant ainsi les risques du point de vue de la réglementation ou de la gouvernance. c) Autorités gouvernementales / régulateurs Cela facilite également la réduction du fardeau des régulateurs pour garantir le respect des obligations et leur permet de prendre des mesures rapides contre les contrevenants. (d) L'audit de secrétariat des investisseurs aide les investisseurs à prendre une décision d'investissement éclairée, dans la mesure où il évalue la société en termes de conformité et de normes de gouvernance suivies par la société. (e) Autres parties prenantes C'est un exercice de due diligence efficace pour les investisseurs potentiels ou les partenaires de coentreprise. Les autres institutions financières, banques, créanciers et consommateurs peuvent mesurer le caractère respectueux des lois de la gestion de l'entreprise. (f) Avantages pour l'entreprise elle-même - Les entreprises qui déploient des efforts supplémentaires avec leurs programmes de conformité jettent les bases d'une bonne gouvernance. - Les entreprises disposant d'un programme de gestion de la conformité efficace ont moins de chances de se voir infliger des sanctions, financières ou d'emprisonnement. - Les entreprises qui intègrent l'éthique professionnelle et personnelle et un programme efficace de gestion de la conformité au sein de leur culture de travail apprécient souvent la loyauté des employés et des clients et le respect du public pour leur marque, ce qui peut se traduire par une meilleure capitalisation boursière et des rendements pour les actionnaires. - Reconnaissance de l'entreprise en tant qu'entreprise citoyenne. L'audit de secrétariat fournit un mécanisme intégré pour améliorer la conformité des entreprises en général et aider à rétablir la confiance des investisseurs dans le marché des capitaux grâce à une plus grande transparence du fonctionnement de l'entreprise.

3. Qui peut effectuer l'audit de secrétariat? Seul un membre de l'Institut des secrétaires de sociétés de l'Inde titulaire d'un certificat de pratique (secrétaire de société dans la pratique) peut effectuer un audit de secrétariat et fournir le rapport d'audit de secrétariat à la société. [Section 204 (1) de la loi sur les sociétés, 2013]

4. Quelles entreprises sont soumises à un audit de secrétariat? Conformément à l'article 204 (1) de la loi sur les sociétés, 2013 est lu avec la règle 9 du Règlement sur les sociétés (nomination et rémunération du personnel de direction), 2014, les sociétés suivantes sont tenues d'obtenir un rapport d'audit de secrétariat: - chaque société cotée en bourse; - toute société ouverte ayant un capital social libéré égal ou supérieur à cinquante crore roupies; ou - Toute entreprise publique ayant un chiffre d'affaires de deux cent cinquante crores de roupies ou plus. Le «chiffre d'affaires» désigne la valeur totale de la réalisation d'un montant provenant de la vente, de la fourniture ou de la distribution de biens ou pour le compte de services rendus, ou des deux, par la société au cours d'un exercice. [Section 2 (91)]

5. Si l'audit de secrétariat est volontaire ou obligatoire conformément aux dispositions de la loi sur les sociétés, 2013? Conformément aux dispositions de l'article 204 de la loi sur les sociétés 2013, toute société cotée en bourse et toute société appartenant à une catégorie de sociétés telle que prescrite est tenue d'annexer au rapport de son conseil d'administration un rapport d'audit établi par un secrétaire en exercice. Les sociétés qui ne sont pas couvertes par la section 204 peuvent obtenir le rapport de vérification du secrétariat volontairement, car elles fournissent une assurance indépendante de la conformité de la société.

6. Quelle est la périodicité de l'audit de secrétariat? Une vérification de secrétariat proactive sur une base continue aiderait la société à prendre des mesures correctives et à renforcer son mécanisme et ses processus de conformité. Il est donc conseillé d’effectuer l’audit de secrétariat périodiquement (tous les trimestres / tous les six mois / tous les ans) et de rendre compte des conclusions défavorables, le cas échéant, immédiatement au conseil d’administration. Le rapport d'audit du secrétariat qui doit être annexé au rapport du conseil doit être soumis avant la préparation du rapport du conseil.

7. Quel est le format du rapport d'audit de secrétariat? Le rapport d'audit de secrétariat doit être fourni dans le format prescrit dans le formulaire MR-3. (Règlement 9 du règlement sur les sociétés (Nomination et rémunération du personnel de direction), 2014).

8. Quelles sont les lois spécifiquement mentionnées dans MR-3 qui doivent être examinées lors de la réalisation de l'audit de secrétariat? En ce qui concerne le formulaire MR-3, le vérificateur de secrétariat doit examiner et rendre compte de la conformité aux cinq lois spécifiques suivantes: (i) la loi sur les sociétés, la loi 2013 (la loi) et les règles édictées en vertu de celle-ci; (ii) la loi sur la réglementation des contrats de valeurs mobilières, 1956 («SCRA») et les règles qui en découlent; (iii) la Loi sur les dépositaires, 1996 et les règlements et règlements d'application qui en découlent; iv) Loi sur la gestion des changes, 1999 et les règles et règlements qui en découlent en ce qui concerne les investissements directs étrangers, les investissements directs étrangers et les emprunts commerciaux extérieurs; (v) Les réglementations et directives suivantes prescrites en vertu de la loi sur la Securities and Exchange Board of India, 1992 (ci-après dénommée la «loi SEBI»): - a) Le règlement sur la Securities and Exchange Board of India (acquisition substantielle d’actions et prises de contrôle, 2011); b) Règlement sur le 1992 de la Securities and Exchange Commission of India (interdiction des opérations d’initiés); c) Le règlement de la Securities and Exchange Board of India (règlement relatif à l’émission de capital et d’informations à fournir), 2009; d) Les directives de la Securities and Exchange Board of India (programme d’options d’achat d’actions à l’intention des employés et programme d’achat d’actions à l’intention des employés), 1999; e) Règlement relatif à la Securities and Exchange Board of India (émission et inscription à la cote de titres de créance), 2008; f) le règlement 1993 relatif à la loi sur les sociétés et aux relations avec les clients du Règlement sur le Securities and Exchange Board of India (bureaux d'enregistrement auprès d'agents d'émission et de transfert); (g) Règlement de 2009 sur le Securities and Exchange Exchange Commission de l’Inde (radiation des actions de participation); et h) le règlement de la Securities and Exchange Exchange Commission of India (rachat de titres), 1998; En outre, le formulaire MR-3, point (vi), fait également référence aux «autres lois pouvant s'appliquer spécifiquement à la société».

9. Quelle est la couverture du 'Point (vi) …………. (autres lois applicables spécifiquement à la société) 'dans le formulaire MR-3? Le Conseil de l'ICSI, lors de sa 226e réunion tenue en novembre 21, 2014 a décidé du champ d'application de l'audit de secrétariat en ce qui concerne le «point vi) ……. (Autres lois pouvant s'appliquer spécifiquement à la société)», qui est placé comme suit: sous:  les rapports sur la conformité avec les «autres lois pouvant s'appliquer spécifiquement à la société», qui doivent inclure toutes les lois applicables à un secteur spécifique, par exemple pour les banques - toutes les lois applicables au secteur bancaire; pour les compagnies d’assurances, toutes les lois applicables au secteur des assurances; de même pour une entreprise du secteur pétrolier, toutes les lois applicables à l'industrie pétrolière; de même pour les entreprises du secteur pharmaceutique, de l'industrie du ciment, etc.  Examiner et indiquer si les systèmes et processus adéquats sont en place pour contrôler et assurer le respect des lois générales comme le droit du travail, le droit de la concurrence, le droit de l'environnement, etc.

10. Si les lois financières doivent être examinées lors de la réalisation d'un audit de secrétariat? Dans le cas de lois financières telles que les lois fiscales et la loi sur les douanes, etc., le secrétariat peut s’appuyer sur les rapports des commissaires aux comptes ou d’autres professionnels désignés.

11. Quels sont les "autres domaines" qui doivent être vérifiés? Le vérificateur de secrétariat doit examiner et faire rapport sur le respect des clauses applicables suivantes: (i) Les normes de secrétariat publiées par l'Institut des secrétaires de sociétés de l'Inde et approuvées par le gouvernement central. (ii) les contrats de vente conclus par la Société avec… .. bourse (s) de valeurs, le cas échéant; Le format du rapport d'audit de secrétariat exige également que soit indiqué: - le conseil d'administration de la Société est dûment constitué et dispose d'un nombre suffisant d'administrateurs exécutifs, d'administrateurs non exécutifs et d'administrateurs indépendants. - Les changements intervenus dans la composition du conseil d'administration au cours de la période sous revue ont été effectués dans le respect des dispositions de la loi. - Un préavis adéquat est donné à tous les administrateurs pour la planification des réunions du conseil. Un ordre du jour et des notes détaillées sur l’ordre du jour ont été envoyés au moins sept jours à l’avance. Il existe un système permettant de rechercher et d’obtenir des informations complémentaires et des éclaircissements sur les points de l’ordre du jour avant la réunion. participation significative à la réunion. - La majorité des décisions sont prises, les opinions des membres dissidents sont consignées et consignées dans le procès-verbal. - La société dispose de systèmes et de processus adaptés à la taille et aux opérations de la société pour surveiller et assurer le respect des lois, règles, réglementations et directives en vigueur.

12. Quels sont les événements et actions devant être rapportés par l'auditeur de secrétariat dans le rapport d'audit? Le secrétaire-vérificateur est tenu de faire rapport et de fournir des détails sur les événements et actions spécifiques survenus au cours de la période considérée ayant une incidence majeure sur les affaires de la société conformément aux lois / règles et règlements susmentionnés. Peu d'événements ont également été donnés à titre d'exemple dans le format du rapport d'audit.

13. Quels sont les honoraires minimaux à percevoir pour la réalisation d’un audit de secrétariat? ICSI n’impose aucuns frais minimums pour la réalisation de l’audit de secrétariat effectué par le secrétaire d’entreprise dans la pratique. Toutefois, c’est dans le souci de la qualité des choses que le secrétaire général s’applique en pratique à propos des honoraires tenant compte de la nature et de la taille de la société, du type de société et des efforts à fournir lors de la réalisation de l’audit de secrétariat. Il est attendu que le membre maintienne un niveau élevé de qualité dans le processus d’audit.

14. Existe-t-il une limitation du nombre d'audits de secrétariat? Jusqu'à présent, ICSI n'a imposé aucune restriction quant au nombre d'audits pouvant être effectués par un secrétaire de société dans la pratique au cours d'un exercice.

15. Existe-t-il une obligation d’examen par des pairs des auditeurs de secrétariat? À l'heure actuelle, il n'est pas nécessaire de procéder à une évaluation par les pairs des auditeurs de secrétariat.

16. Quelles sont les initiatives de l'ICSI à cet égard?  L'Institut a publié une «Note d'orientation sur l'audit de secrétariat» afin de familiariser ses membres avec la complexité et les nuances de l'audit de secrétariat et la manière de préparer un rapport d'audit de secrétariat, ainsi que pour les préparer à accomplir cette tâche de la plus grande satisfaction de toutes les parties prenantes. .  Numéro spécial du secrétaire agréé chargé de l'audit de secrétariat - janvier, 2015.  Il est proposé que l'Institut, ses conseils régionaux et ses sections régionales organisent des ateliers de renforcement des capacités sur l'audit de secrétariat dans l'ensemble du pays.  L'industrie rencontre les chambres de commerce, la CII, la FICCI, l'ASSOCHAM et d'autres organismes locaux afin d'expliquer l'importance de l'audit de secrétariat pour le secteur des entreprises.

17. Qui peut signer le rapport d'audit du secrétariat? Le rapport d'audit de secrétariat doit être signé par l'auditeur de secrétariat engagé par la société pour effectuer l'audit de secrétariat et, dans le cas d'un cabinet de secrétaires de société, par l'associé sous la supervision duquel l'audit de secrétariat a été effectué. Lors de la rédaction et de la signature du rapport d'audit du secrétariat, le secrétaire de la société en pratique doit s'assurer qu'il est en possession du numéro de certificat de pratique en vigueur.

18. Comment le secrétaire est-il nommé? Conformément à la règle 8 des sociétés (réunions du conseil et pouvoirs), 2014, auditeur de secrétariat doit être nommé au moyen d'une résolution adoptée au cours d'une réunion du conseil dûment convoquée. Il est conseillé au secrétaire d’audit d’obtenir la lettre d’engagement de la société. Le secrétaire d’audit doit accepter officiellement la lettre d’engagement. En outre, par mesure de prudence, il est recommandé que le changement d’auditeur au cours de l’année soit signalé aux membres dans le rapport du conseil d’administration.

19. Si la communication avec le titulaire précédent est nécessaire? Oui, chaque fois qu'un secrétaire de la société en exercice est désigné en tant qu'auditeur de secrétariat à la place de l'auditeur de secrétariat existant, il / elle doit communiquer sa nomination par écrit au titulaire précédent, conformément aux dispositions de la clause (8) de la partie I de la première Annexe de la loi sur les secrétaires généraux, 1980 et les jugements rendus.

20. Le secrétaire est-il tenu d'obtenir l'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle dans laquelle son rapport doit être déposé devant les membres? Le paragraphe 1.2.1 des normes de secrétariat relatives aux assemblées générales exige que la convocation écrite de chaque assemblée soit adressée à chaque membre de la société. Un tel avis doit également être donné aux administrateurs et auditeurs de la société, à l'auditeur du secrétariat, aux fiduciaires des débentures, le cas échéant, et, le cas échéant, ou à d'autres personnes spécifiées, le cas échéant.

21. Quels sont les droits et devoirs du vérificateur de secrétariat en vertu de la Loi sur les compagnies, 2013? La section 143 de la Loi sur les sociétés, 2013, traite des pouvoirs et des obligations des auditeurs. La sous-section (14) de cette section prévoit que les dispositions de la présente section s’appliquent mutatis mutandis au secrétaire de la société en exercice effectuant le contrôle de secrétariat conformément à la section 204.

22. Quelle est la responsabilité professionnelle et la pénalité pour un rapport d'audit incorrect? L'article 448, section 2013 sur les sociétés, traite de la sanction des déclarations fausses. Cet article prévoit que si, dans une déclaration, un rapport, un certificat, un état financier, un prospectus, une déclaration ou un autre document requis par l'une des dispositions de la présente loi ou de ses règles, ou pour l'application de l'une de ces dispositions, toute personne fait une déclaration: (a) qui est faux dans tous les détails matériels, sachant qu'il est faux; ou (b) qui omet tout fait important, sachant qu'il est important, il sera responsable en vertu de l'article 447. La section 447 traite des peines pour fraude qui disposent que toute personne reconnue coupable de fraude est passible d'une peine d'emprisonnement d'une durée maximale de six mois mais pouvant aller jusqu'à dix ans et est également passible de amende qui ne doit pas être inférieure au montant impliqué dans la fraude, mais qui peut aller jusqu'à trois fois le montant impliqué dans la fraude. Si la fraude en question implique un intérêt public, la peine d'emprisonnement ne peut être inférieure à trois ans. En ce qui concerne la section 448, un secrétaire d’entreprise en pratique est passible de poursuites pénales s’il fait une déclaration dans le rapport de vérification du secrétariat, ce qui est faux, tout élément important, sachant qu’il soit faux ou omet tout fait important sachant qu’il est important. La section 204 (4) prévoit en outre que, si le secrétaire de la société enfreint les dispositions de la section 204, il est passible d’une amende d’un montant au moins égal à 1 000 roupies, mais pouvant aller jusqu’à 5 000 roupies. En outre, le secrétaire de la société en pratique est responsable des fautes professionnelles ou autres mentionnées dans les premier et deuxième annexes ou dans les deux annexes de la loi sur les secrétaires des sociétés, 1980 et, s’il est reconnu coupable, les actes suivants: (i) lorsqu’ils sont trouvés coupable d'une faute professionnelle ou autre mentionnée dans la première annexe: (a) réprimande; b) radiation du nom des membres du registre jusqu’à une période de trois mois; (c) amende pouvant aller jusqu'à un lakh roupies. (ii) en cas de faute professionnelle ou autre mentionnée dans la deuxième annexe: (a) réprimande; b) radiation définitive du nom des membres du registre des membres ou du délai que le comité de discipline jugerait approprié; (c) amende pouvant aller jusqu'à cinq lakh roupies.

23. Quelles sont les compétences requises pour effectuer un audit de secrétariat? Le rapport du secrétaire-réviseur a pour objet de procéder à une évaluation, de former un avis et de faire savoir aux actionnaires si, et dans quelle mesure, dans quelle mesure la société s’est-elle conformée à la législation, aux lois, règlements, sur le processus du conseil, l'existence d'un système de gestion de la conformité. Cela nécessite une connaissance des lois sur les sociétés et des lois économiques applicables à la société. Ainsi, pour mener l'audit de secrétariat, un secrétaire de société en pratique devrait avoir une connaissance approfondie de toutes les lois sur les sociétés. Pour être en mesure de produire un rapport efficace, le secrétaire de la société en pratique devrait avoir les compétences suivantes: 1) Connaissances: lors de la réalisation de l’audit, le secrétaire du vérificateur doit avoir une connaissance précise de la nature et des activités de la société, des lois en vigueur. sont applicables à la société. Il doit comprendre l'existence du système de conformité, du processus et des procédures du conseil, ainsi que du processus de sélection et d'évaluation du conseil. 2) Equipe: Il est tenu de s’assurer qu’il dispose d’une équipe composée du personnel dûment formé et capable d’aider à la préparation du rapport. Plus important encore, ils devraient être informés des exigences de base en matière d’audit et de l’éthique. Les mises à jour législatives et administratives connexes doivent être partagées et communiquées à l'équipe afin de développer et de maintenir l'expertise. 3) Documentation et sauvegarde: Il est prévu de développer un manuel et des listes de contrôle qui faciliteront le processus d’évaluation. Il est tenu de conserver des registres appropriés des documents et des listes de contrôle déposés au cours de l'audit. 4) Recours aux déclarations et déclarations de la direction: Il peut s’appuyer sur la lettre ou la déclaration de la déclaration de la direction jusqu’à un certain point. 5) Support et preuves par une tierce partie: Il serait toujours utile de vérifier de manière indépendante le classement effectué par la société auprès de MCA et des autres autorités. Des vérifications et des enquêtes peuvent également être effectuées auprès des autres auditeurs statutaires et internes, ainsi que des consultants et des administrateurs indépendants de la société. 6) Respect du calendrier: le calendrier établi pour mener à bien le processus d'audit doit être scrupuleusement respecté afin d'obtenir la confiance du client. et augmenter le niveau d'expertise de l'équipe. 7) Honnêteté et impartialité: Un secrétaire d’entreprise en pratique a le devoir professionnel de fournir une vision impartiale et objective. Le secrétaire d’entreprise en pratique doit être indépendant de la société auditée. L’auditeur du secrétariat doit s’assurer que les activités de la société cliente sont conformes à la procédure applicable et que les pièces justificatives conservées par la société sont authentiques. 8) Tenue du journal de vérification: l’exercice de vérification doit être planifié et exécuté de manière professionnelle, et les vérifications effectuées par les membres de l’équipe doivent être enregistrées quotidiennement. Un tel journal permettrait de garder une piste de vérification qui serait utile pour assurer la qualité de la vérification.

24. Quelle est l’obligation du vérificateur de secrétariat en ce qui concerne le signalement des fraudes en vertu de la section 143 (12) de la Loi sur les sociétés, 2013? La secrétaire de la société en pratique a eu une obligation très importante en vertu de la section 143 (12) de la Loi sur les sociétés, 2013. Il stipule que si le secrétaire général de la société a, dans l'exercice de ses fonctions de commissaire aux comptes, des raisons de croire qu'une infraction impliquant une fraude est ou a été commise contre la société par des dirigeants ou des employés de la société, il doit: signaler immédiatement l'affaire au gouvernement central. Le projet de loi sur les sociétés (modification), 2014 adopté par Lok Sabha propose de remplacer l'article 143 (12) par: "(12) Nonobstant toute disposition de cet article, si un auditeur d'une entreprise dans l'exercice de ses fonctions vérificateur, a des motifs de croire qu'une fraude portant sur le ou les montants prescrits sont ou ont été commis dans l'entreprise par ses dirigeants ou employés, le vérificateur doit signaler l'affaire au gouvernement central dans le délai imparti de la manière qui peut être prescrite: à condition qu'en cas de fraude d'un montant inférieur au montant spécifié, le vérificateur doit signaler le problème au comité de vérification constitué en vertu de la section 177 ou au conseil dans d'autres cas, dans ce délai et de cette manière; selon ce qui est prescrit: À condition que les sociétés dont les auditeurs ont signalé des fraudes en vertu de la présente sous-section au comité d'audit ou au Conseil, mais qui n'ont pas fait rapport au gouvernement central, Veuillez préciser les détails de ces fraudes dans le rapport du Conseil de la manière prescrite. »En outre, conformément aux règles des sociétés (audit et auditeurs), 2014, si l'auditeur a des raisons suffisantes de croire qu'une infraction impliquant une fraude est: être ou a été commis contre la société par des dirigeants ou des employés de la société, il doit en informer le gouvernement central immédiatement, mais au plus tard soixante jours après sa connaissance. Au cas où le secrétaire de la société en pratique ne se conformerait pas aux dispositions de la section 143 (12), il serait passible d’une amende qui ne serait pas inférieure à un lakh roupie mais qui pourrait aller jusqu’à vingt-cinq roupies lakh. La sous-section (13) de la section 143 prévoit qu'aucune obligation ne sera considérée comme ayant été enfreinte du fait de la dénonciation (fraude) si elle est faite de bonne foi.

25. Quelle est la manière de rendre compte de la qualification dans le rapport d'audit du secrétariat? Une réserve, des réserves ou des remarques défavorables, le cas échéant, doivent être indiquées en caractères gras ou en italiques par le vérificateur du secrétariat aux endroits pertinents dans son rapport. Si le secrétaire-vérificateur n’est pas en mesure d’exprimer une opinion sur une question, il doit mentionner qu’il n’est pas en mesure d’exprimer une opinion sur cette question et ses motifs. Si l'étendue des travaux à exécuter est limitée en raison de restrictions imposées par l'entreprise ou de limitations circonstancielles (comme certains livres ou papiers sont sous la garde d'une autre personne non disponible ou d'une autorité gouvernementale), le rapport devrait indiquer ces limitations. Si ces restrictions sont si importantes que le contrôleur des comptes est incapable d’exprimer une opinion, il doit indiquer que, en l’absence des informations et des registres nécessaires, il est dans l’impossibilité de faire rapport sur la (les) conformité (s) de ces domaines par la Société. De plus, le conseil d’administration, dans son rapport, expliquera de manière exhaustive toute qualification, observation ou autre remarque formulée par le secrétaire de la société dans le rapport de secrétariat.

26. L'audit de secrétariat est-il applicable aux sociétés clôturant leur exercice le mars 31, 2014? L'exigence de la règle 9 des règles relatives aux sociétés (Nomination et rémunération du personnel de direction), 2014 relatives au rapport d'audit de secrétariat, est entrée en vigueur à partir d'avril 1, 2014. La section 204 (1) de la Loi sur les sociétés, 2013, prévoit que le rapport de vérification de secrétariat doit être annexé au rapport de la Commission établi en vertu du sous-paragraphe (3) de la section 134. Conformément à la circulaire MCX n ° 08 / 2014 datée du X avril, 4, les états financiers (et les documents devant y être joints), le rapport de l’auditeur et le rapport du conseil d’administration pour les exercices qui ont commencé avant 2014st, 1. sont régies par les dispositions / annexes / règles pertinentes de la Loi sur les sociétés, 2014, et que, pour les exercices ouverts à compter du 1956st April, 1, les dispositions de la nouvelle loi sont applicables. La lecture combinée de la loi, des règles et de la circulaire montre que, dans le cas de sociétés prescrites dont l’exercice s’est clôturé le 2014st March, 31, Audit de secrétariat ne s’applique pas pour cet exercice. Toutes les sociétés pour lesquelles l’audit de secrétariat devient obligatoire en vertu de la loi sur les sociétés 2014 doivent effectuer l’audit de secrétariat pour l’exercice 2013-2014.

27. Le vérificateur de secrétariat est-il tenu d'obtenir une lettre de déclaration de la société auditée? Il est vivement conseillé au Secrétaire général de la société d’obtenir dans la pratique une lettre de déclaration de la direction de la société auditée. La lettre peut être signée par la direction (secrétaire général / directeur général / direction générale) qui aurait normalement le pouvoir de la publier. Le format suggéré pour la lettre de déclaration de la direction est inclus dans la publication «Note d'orientation sur l'audit de secrétariat». Le format peut être modifié en fonction des circonstances et des faits régissant chaque audit. Le vérificateur de secrétariat peut utiliser cette lettre de déclaration dans le cadre de ses éléments probants.

28. L'audit de secrétariat est-il applicable à une entreprise privée qui est une filiale d'une entreprise publique? Section 2 (71) de la Loi sur les sociétés, 2013 définit une «société ouverte comme une société (a) qui n'est pas une société privée; (b) a un capital social libéré minimum de cinq lakh roupies ou un capital libéré plus élevé qui peut être prescrit. La réserve relative à la définition stipule que «Dans la mesure où une société qui est une filiale d’une société qui n’est pas une société privée est réputée être une société ouverte aux fins de la présente loi, même si cette société filiale reste une société privée dans ses articles. Selon cette définition, on peut en déduire que l’audit de secrétariat s’appliquerait à une société privée qui est une filiale d’une société ouverte et qui relève de la catégorie de sociétés prescrite.