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秘書監査に関するFAQ

1。 秘書監査とは何ですか? 秘書監査は、会社法および会社に適用されるその他の会社法および経済法を含むさまざまな法律の遵守をチェックする監査です。 秘書監査人は、適用される法律、規則、規制、ガイドラインの遵守を監視し、保証するために、会社の規模と業務に見合った適切なシステムとプロセスが会社に存在するかどうかについて意見を表明します。 秘書監査は、コンプライアンス違反の事例の検出に役立ち、是正措置の実施を促進します。 企業による優れた企業慣行の遵守を監査します。 したがって、当社の価値を高め、業務を改善することを目的とした独立した客観的な保証です。 体系的で統制のとれたアプローチにより、リスク管理、制御、ガバナンスのプロセスの有効性を評価および改善することにより、組織の目的を達成するのに役立ちます。 したがって、秘書監査は、法令順守、優れたガバナンス、適切かつ適切なシステムおよびプロセスの存在に関して、経営陣、規制当局、および利害関係者に必要な快適さを提供します。

2。 秘書監査の利点は何ですか? 秘書監査は、規制当局を保証し、株主、債権者、企業の他の利害関係者の間に信頼を生み出し、FII / FIs / SFCs / SIDCs /銀行を保証し、企業に自己規制と専門的規律を植え付けるための効果的な多面的な武器となります。 これはリスク軽減のツールであり、企業がコンプライアンスリスクの問題に効果的に対処できるようにします。 企業が企業イメージを構築するのに役立ちます。 秘書監査は、企業の利害関係者に肯定的な結果をもたらすことができる正式なコンプライアンス管理プログラムを通じて、法律の要件へのコンプライアンスの監視を促進します。(a)プロモーター秘書監査は、その管理責任者が業務を行っていることを企業のプロモーターに保証します法律の要件に従って、所有者の利害関係は意図しないリスクにさらされていません。 (b)非執行/独立取締役秘書監査は、会社に適用される法律の順守を確保するために適切なメカニズムとプロセスが整備されていることを非執行/独立取締役に安心させ、規制またはガバナンスの観点からリスクを軽減します。 (c)政府当局/規制当局はまた、規制遵守の確保における規制当局の負担軽減を促進し、犯罪者に対してタイムリーな行動をとることができます。 (d)投資家秘書監査は、企業が遵守しているコンプライアンスおよびガバナンス規範の観点から企業を評価するため、投資家が情報に基づいた投資決定を下すのに役立ちます。 (e)その他の利害関係者これは、将来の投資家または合弁事業パートナーにとって効果的なデューデリジェンス運動です。 さらなる金融機関、銀行、債権者、消費者は、企業経営の性質を遵守する法律を測定できます。 (f)企業自体にとってのメリット—コンプライアンスプログラムでさらに前進する企業は、優れたガバナンスの基盤を築きます。 —効果的なコンプライアンス管理プログラムを備えた企業は、金銭的および懲役の両方で罰則を受ける可能性が低くなります。 —ビジネスおよび個人の倫理と効果的なコンプライアンス管理プログラムを職場文化の中で吸収する企業は、従業員と顧客の忠誠心とブランドに対する世間の尊敬を享受することが多く、これは時価総額と株主利益の向上につながります。 –良き企業市民としての会社の認識。 秘書監査は、企業のコンプライアンス全般を強化するための組み込みのメカニズムを提供し、企業機能の透明性を高めることにより、資本市場における投資家の信頼を回復するのに役立ちます。

3。 秘書監査を実施できるのは誰ですか? 実務証明書(実際に会社秘書役)を保持しているインド企業秘書協会の会員のみが秘書監査を実施し、秘書監査報告書を会社に提出できます。 [会社法のセクション204(1)、2013]

4。 どの企業が秘書監査を受ける必要がありますか? 会社法のセクション204(1)、2013は、会社の規則9(管理職の任命と報酬)規則2014を読み取り、秘書監査レポートを取得するために次の会社が必要です。 – 50クロルピー以上の払込済み株式資本を持つすべての公開会社。 または–総売り上げが250クロールルピー以上のすべての公開会社。 「売上高」とは、会計年度中に会社が商品の販売、供給、流通、またはサービスの両方、またはその両方から得た金額の実現の総額です。 [セクション2(91)]

5。 2013、会社法の規定に従って秘書監査が自発的であるか強制的であるか? 会社法204のセクション2013の規定に従い、上場会社および規定された会社のクラスに属する会社はすべて、取締役会の報告書、実際に会社長官によって与えられた秘書監査報告書を添付する必要があります。 セクション204でカバーされていない企業は、企業のコンプライアンスの独立した保証を提供するため、秘書監査報告書を自発的に入手できます。

6。 秘書監査の周期性とは何ですか? 継続的な事前の秘書監査は、会社が是正措置を開始し、コンプライアンスのメカニズムとプロセスを強化するのに役立ちます。 したがって、秘書監査は定期的に(四半期/半年/年)実施され、もしあれば、不利な発見は、暫定的に取締役会に直ちに報告されることが望ましい。 理事会の報告書に添付される秘書監査報告書は、理事会の報告書の作成前に提出する必要があります。

7。 秘書監査報告書の形式は何ですか? 秘書監査報告書は、フォームMR-3で規定されている形式で提供する必要があります。 (会社のルール9(管理職の任命と報酬)ルール、2014)。

8。 MR-3で特に言及されている秘書監査の実施中に調査する必要がある法律は何ですか? フォームMR-3に関して、秘書監査人は、次の5つの特定の法律の遵守について調査し、報告する必要があります。(i)会社法、2013(法)、およびその下で作られた規則。 (ii)証券契約(規制)法、1956(「SCRA」)およびその下で作成された規則。 (iii)預託法、1996、およびその下に規定されている規則および付属定款。 (iv)外国為替管理法、1999、および外国直接投資、海外直接投資、および外部商業借入の範囲内で作成された規則および規制。 (v)インド証券取引委員会法1992(「SEBI法」)で規定されている以下の規則およびガイドライン:-(a)インド証券取引委員会(株式および買収の実質的取得)規則2011。 (b)インド証券取引委員会(インサイダー取引の禁止)規則、1992。 (c)インド証券取引委員会(資本の問題および開示要件)規制、2009。 (d)インド証券取引委員会(従業員ストックオプションスキームおよび従業員ストック購入スキーム)ガイドライン、1999。 (e)インド証券取引委員会(債務証券の発行および上場)規制、2008。 (f)インド証券取引委員会(発行および株式移転エージェントのレジストラ)規制、会社法に関する1993、およびクライアントとの取引。 (g)インド証券取引委員会(株式上場廃止)規制、2009。 (h)インド証券取引委員会(証券の買戻し)規制、1998。 さらに、フォームMR-3、ポイント(vi)は、「会社に特に適用される可能性のあるその他の法律」にも言及しています。

9。 「ポイント(vi)の適用範囲は?」 (特に会社に適用されるその他の法律) 'フォームMR-3? 226は、11月に開催された21thの会議でICSI評議会、2014は「ポイント(vi)……。(会社に特に適用されるその他の法律)」に関して秘書監査の範囲を決定しました。 「銀行に適用されるすべての法律」など、特定の産業に適用されるすべての法律を含む「会社に特に適用されるその他の法律」の遵守に関する報告。 保険会社の場合-保険業界に適用されるすべての法律。 同様に、石油部門の企業の場合-石油産業に適用されるすべての法律。 製薬業界、セメント業界などの企業も同様です。労働法、競争法、環境法などの一般法の遵守を監視および保証するための適切なシステムとプロセスが整っているかどうかを調べて報告します。

10。 秘書監査の実施中に金融法を検討する必要があるかどうか 税法や税関法などの金融法の場合、秘書監査人は、法定監査人またはその他の指定された専門家によって提供される報告書に依存する場合があります。

11。 チェックする必要がある「その他の領域」とは何ですか? 秘書監査人は、以下の該当する条項の遵守について調査し、報告する必要があります。(i)インド企業秘書協会によって発行され、中央政府によって承認された秘書基準。 (ii)該当する場合、.....証券取引所と会社が締結した上場契約。 秘書監査報告書の形式では、次の事項についても報告する必要があります。–当社の取締役会は、業務執行取締役、非常勤取締役および独立取締役の適切なバランスで構成されています。 –対象期間中に行われた取締役会の構成の変更は、法の規定に従って行われました。 –取締役会をスケジュールするためにすべての取締役に十分な通知が与えられ、議題と議題に関する詳細なメモは少なくとも7日前に送信され、会議前に議題項目に関するさらなる情報と説明を求めて入手するためのシステムが存在します。会議への有意義な参加。 –反対意見のメンバーの意見が議事録の一部として取り込まれ、記録されている間に、多数決が行われます。 –会社には、適用される法律、規則、規制、およびガイドラインの遵守を監視および保証するために、会社の規模と業務に見合った適切なシステムとプロセスがあります。

12。 監査レポートで秘書監査員が報告する必要があるイベントとアクションは何ですか? 秘書監査人は、上記の法律/規則に従って、報告期間中に発生した特定のイベントおよびアクションの詳細を報告および提供し、当社の業務に大きな影響を与える必要があります。 また、監査レポートの形式で例として挙げられたイベントはほとんどありませんでした。

13。 秘書監査の実施に関して請求される最低料金はいくらですか? 実際に会社長官による秘書監査を実施するために、ICSIによって規定された最低料金はありません。 ただし、会社の秘書は、会社の性質と規模、会社の種類、秘書監査を実施する際に必要な努力を考慮して、実際に手数料について適切に電話をかけるのが適切です。 メンバーは、監査プロセスにおいて高い水準と品質を維持することが期待されます。

14。 秘書監査の回数に制限はありますか? 現在、ICSIは、1会計年度に実際に会社秘書が実施できる監査の数に制限を設けていません。

15。 秘書監査人のピアレビューの要件はありますか? 現在のところ、秘書監査人のピアレビューの要件はありません。

16。 この点でICSIの取り組みは何ですか? 研究所は、秘書監査の複雑さとニュアンス、および秘書監査レポートの作成方法についてメンバーを熟知し、すべての利害関係者の最大限の満足を得るためにタスクを遂行する準備をするために、「秘書監査に関するガイダンスノート」を発表しました。 秘書監査に関する公認秘書の特集-1月、2015。 能力開発ワークショップは、研究所とその地方評議会および支部により、全国の秘書監査で実施されることが提案されています。 商工会議所、CII、FICCI、ASSOCHAMおよびその他の地方機関との業界会議が提案され、秘書監査の重要性を企業部門に説明します。

17。 秘書監査報告書に署名できるのは誰ですか? 秘書監査報告書は、会社が秘書監査を実施するために関与した秘書監査人によって署名され、会社秘書会社の場合は秘書監査が監督されているパートナーによって署名される必要があります。 秘書監査報告書を実施および署名する間、会社の秘書は有効な実務証明書番号を確実に保持する必要があります。

18。 秘書監査役はどのように任命されますか? 会社の規則8(理事会とその権限)規則に従って、2014、秘書監査役は、正式に開催された理事会会議で可決された決議により任命される必要があります。 秘書監査員が会社から契約書を入手することをお勧めします。 秘書監査人は、契約書を正式に受け入れる必要があります。 さらに、慎重な企業慣行として、年度中の秘書監査人の変更は、取締役会の報告書のメンバーに報告されることが望ましい。

19。 以前の在職者とのコミュニケーションが必要かどうか はい、実務会社の秘書が既存の秘書監査役の代わりに秘書監査役に任命されるときはいつでも、第1部の条項(8)の条項を考慮して、任命を以前の現職者に書面で伝えなければなりません会社秘書法、1980、および関連する顕著な判決のスケジュール。

20。 事務局の監査人は、年次総会の通知を受け取る必要がありますか? 総会に関する秘書基準のパラ1.2.1は、すべての会議の書面による通知が会社のすべてのメンバーに与えられることを要求しています。 また、かかる通知は、会社の取締役および監査役、秘書監査役、社債受託者(もしあれば)、および該当する場合は必要に応じて他の特定の人物に与えられます。

21。 2013会社法に基づく秘書監査員の権利と義務は何ですか? 会社法のセクション143、2013は監査人の権限と義務を扱います。 セクションのサブセクション(14)は、このセクションの規定が、セクション204に基づいて秘書監査を実施する実際の会社秘書に準用されることを規定しています。

22。 誤った監査報告に対する専門家の責任と罰則は何ですか? 会社法のセクション448、2013は虚偽の陳述に対する罰則を扱っています。 このセクションでは、本法の規定またはその下で行われた規則により、またはその目的のために、返品、報告、証明書、財務諸表、目論見書、声明またはその他の文書が必要な場合は、声明を出すことを規定しています。 (a)それが虚偽であることを知っている、物質的な詳細において虚偽である。 または(b)重要な事実を省略し、それが重要であることがわかっている場合、彼はセクション447に基づいて責任を負うものとします。 セクション447は、詐欺の罪を犯したと判断された者は、6か月以上でなく10年に及ぶ可能性のある期間の懲役に処せられることを規定する詐欺の罰を扱います。罰金は、不正行為に関係する額より少なくてはなりませんが、不正行為に関係する額の3倍に及ぶ場合があります。 問題の詐欺が公益に関係する場合、懲役期間は3年以上でなければなりません。 セクション448に関して、実務上の会社秘書は、秘書監査報告書で虚偽であると述べた場合、それが虚偽であることを知っている場合、または虚偽であることを知っている重要な事実を省略する場合、罰則規定を引き付ける責任があります。 セクション204(4)はさらに、実際の会社秘書がセクション204の条項に違反した場合、罰金を科せられるものと規定しています。罰金は1ラフルピー以上5ラフルルに及ぶ場合があります。 さらに、会社秘書役は、第1スケジュールまたは第2スケジュール、または会社秘書法1980の両方のスケジュールで言及されている職業上またはその他の不正行為について責任を負い、有罪となった場合、次の行為に対して責任を負います:(i)見つかった場合最初のスケジュールで言及された職業上のまたはその他の違法行為の有罪:(a)prim責; (b)メンバーの登録簿から3か月までの名前の削除。 (c)罰金は1ルピールに及ぶ場合があります。 (ii)第2スケジュールで言及されている職業上またはその他の違法行為の有罪が認められた場合:(a)prim責; (b)恒久的または懲戒委員会が適切と考える期間のメンバー登録簿からの名前の削除。 (c)罰金は、5千ルピーに及ぶ場合があります。

23。 秘書監査の実施に必要なスキルは何ですか? 秘書監査員の報告書の目的は、評価を実施し、意見を形成し、株主に対して、会社がさまざまな法令、規則、規制を含む法律を遵守しているかどうか、もしそうなら、どの程度まで遵守しているかについて報告することです。取締役会のプロセス、コンプライアンス管理システムの存在について。 これには、会社法および会社に適用される経済法の知識が必要です。 したがって、秘書監査を実施する場合、実際の会社秘書はすべての会社法の専門知識を持っていることが求められます。 効果的な報告を行うことができるように、実際の会社秘書は以下を持っていることが期待されます:1)知識:監査を行う間、秘書監査人は会社の正確な性質と活動に関する法律に関する知識を持っているべきです当社に適用されます。 コンプライアンスシステムの存在、取締役会のプロセスと手順、取締役会の選択と評価プロセスについて理解している必要があります。 2)チーム:彼は、レポートの準備をサポートできる適切に訓練されたスタッフのチームを確保する必要があります。 最も重要なのは、基本的な監査要件と倫理について通知されることです。 関連する立法および管理上の更新は、専門知識を構築および維持するためにチームと共有および伝達される必要があります。 3)ドキュメントとバックアップ:彼は評価プロセスに役立つマニュアルとチェックリストを開発することが期待されています。 彼は、監査の過程で提出された文書とチェックリストの適切な記録を保持する必要があります。 4)経営者の表明および宣言への依存:彼は、経営者の表明書または宣言にある程度まで依存する場合があります。 5)サードパーティのサポートと証拠:MCAおよび他の当局で会社が行った申請を個別に確認することは常に役立ちます。 検証および問い合わせは、他の法定および内部監査人、コンサルタント、および会社の独立取締役6に対して行うこともできます)タイムラインの順守:クライアントの信頼を得るために、監査プロセスを実施するために設定されたスケジュールを厳守する必要がありますチームの専門知識レベルを高めます。 7)誠実さと公平性:実際の会社秘書は、公平で客観的な見解を提供する専門的義務を負っています。 実際の会社秘書は、監査対象の会社から独立している必要があります。 秘書監査人は、クライアント企業の活動が該当する手順に従っていること、および企業によって維持されている裏付けとなる証拠が本物であることを確認することが期待されます。 8)監査日記の維持:監査演習は専門的に計画および実行する必要があり、チームメンバーが行った検証は毎日記録する必要があります。 このような日記の維持は、監査の質を確保するのに役立つ監査証跡の維持に役立ちます。

24。 会社法143のセクション12(2013)に基づく不正の報告に関する秘書監査員の義務は何ですか? 会社法143のセクション12(2013)の下で、実際の会社秘書に対して非常に重要な義務が課されています。 監査役としての職務の遂行中に、実際に会社秘書役が、会社の役員または従業員によって会社に不正行為が行われている、または犯されていると信じる理由がある場合、直ちに中央政府に問題を報告してください。 Lok Sabhaが可決した会社法案(2014)は、セクション143(12)を次のように置き換えることを提案します:「(12)このセクションに含まれるものにかかわらず、会社の監査役が監査人は、規定された金額を含む詐欺の犯罪がその役員または従業員によって会社で行われている、またはコミットされていると信じる理由がある場合、その時間内に中央政府に問題を報告し、規定された方法で:指定された金額より少ない金額の不正行為があった場合、監査人は、そのような時間内および方法で、セクション177に基づいて構成された監査委員会またはその他の場合は取締役会に問題を報告するものとする規定されている場合:さらに、監査人がこのサブセクションに基づいて監査委員会または取締役会に不正を報告したが、中央政府には報告していない企業は、 さらに、2014は、会社(監査および監査人)規則に従って、監査人が不正に関係する犯罪であると信じる十分な理由がある場合、取締役会の報告書でそのような不正に関する詳細を開示します。会社の役員または従業員によって会社に対してコミットされているか、またはコミットされている場合、彼は直ちに、ただし60日以内に知識を中央政府に報告するものとします。 実際の会社秘書役は、セクション143(12)の規定を遵守していない場合、罰金を科せられます。罰金は1ラフルピー以上であるが、25ラフルピーに及ぶ場合があります。 セクション13のサブセクション(143)は、誠実に行われた場合、問題の報告(詐欺)の理由により違反されたと見なされる義務はないことを規定しています。

25。 秘書監査報告書で資格を報告する方法は何ですか? 資格、留保、または不利な発言がある場合は、書記の関連箇所で太字または斜体で書記する必要があります。 秘書監査人が何らかの問題について意見を表明できない場合、彼はその事項とその理由について意見を表明できないことに言及する必要があります。 実行が必要な作業の範囲が、会社によって課された制限のために、または状況の制限のために制限されている場合(特定の書籍や論文が利用できない他の人または政府当局の管理下にあるなど)、レポートそのような制限を示す必要があります。 そのような制限が非常に重要であるため、秘書監査人が意見を表明できない場合、秘書監査人は、必要な情報と記録がない場合、会社がそのような分野に関するコンプライアンスを報告できないと述べる必要があります。 さらに、取締役会は、取締役会の報告書において、秘書監査報告書において実際に会社秘書官によって行われた資格または所見またはその他の発言を完全に説明するものとする。

26。 秘書監査は、31、2014の3月に会計年度を終了する企業に適用されますか? 会社の規則9(管理職の任命と報酬)規則、秘書監査報告に関連する2014の要件は、4月の1、2014から発効しました。 会社法のセクション204(1)、2013では、セクション3のサブセクション(134)の下で作成された取締役会のレポートに秘書監査レポートを添付することを規定しています。 MCA通達08 / 2014、4月4、2014、財務諸表(およびそれに添付する必要がある文書)、1の4月前に開始した会計年度に関する監査報告書および理事会報告書に従って、2014会社法1956の関連規定/スケジュール/規則、および1の4月以降に開始する会計年度に関しては、2014の新しい法律の規定が適用されます。 法律と通達を組み合わせて読むと、31st 3月に会計年度が終了する所定の企業の場合、2014、秘書監査はその年には適用されないことがわかります。 会社法2013に基づいて秘書監査が義務付けられるすべての会社は、会計年度2014-2015の秘書監査を実施する必要があります。

27。 秘書監査員は、被監査会社から代表状を取得する必要がありますか? 実際に会社秘書役が被監査会社から経営者代表書を入手することを強くお勧めします。 書簡は、通常同じものを発行する権限を持っている上級管理職(会社秘書/管理取締役/上級管理職)によって署名される場合があります。 管理書簡の推奨フォーマットは、出版物「秘書監査に関するガイダンスノート」に含まれています。フォーマットは、各監査を支配する状況と事実に応じて変更される場合があります。 秘書監査人は、監査証拠の一部としてこの代表状を使用できます。

28。 秘書監査は、公開会社の子会社である非公開会社に適用されますか? 会社法のセクション2(71)、2013は、「公開会社を1つとして定義します(a)非公開会社ではありません。 (b)5千ルピー以上の払込済資本金または規定されているような払込済資本金が最低である。 定義の但し書きでは、「非公開会社ではなく、会社の子会社である会社は、その子会社が非公開会社であり続ける場合でも、この法律の目的のために公開会社とみなされることを規定しています。その記事で。 この定義により、秘書監査は、公開会社の子会社であり、所定のクラスの企業に該当する非公開会社に適用されると推測できます。